El fin del estado de alarma, el pasado 21 de junio, supuso la normalización de algunas de las medidas que afectaban al ámbito laboral, aunque la recomendación del Gobierno sea mantener el teletrabajo, siempre que sea posible, hasta el próximo 21 de septiembre.

Las empresas llevan semanas estudiando cómo organizar esa vuelta a la oficina y muchas ya han puesto en marcha programas piloto, en los que, un máximo del 20-30 por ciento de la plantilla, se desplaza a las instalaciones de la compañía. El objetivo es mantener las áreas críticas para el negocio, al tiempo que se comprueba que las medidas de seguridad adoptadas son efectivas.

En general, las empresas viven un momento de transición en el que se están replanteando muchas cuestiones como consecuencia de los cambios provocados por la crisis de covid-19: desde su estrategia de negocio o su propósito, hasta nuevas modalidades de trabajo.

Y afrontan importantes desafíos como conseguir mantener el elevado grado de engagement y productividad que han registrado sus empleados a lo largo de estos meses. Pero también cómo abordar los sentimientos que están experimentando ante la vuelta a la oficina.

El reto de gestionar el miedo

Los estudios realizados por firmas de investigación como Gallup o Morning Consult están corroborando lo que muchas compañías españolas están detectando en las encuestas que realizan entre sus empleados ante esta nueva etapa: el miedo.

Dos de cada tres empleados tienen miedo a contagiarse al volver a la oficina. Y si tuvieran que incorporarse la semana que viene, el 50 por ciento no se sentirían cómodos. De hecho, solo un 18 por ciento lo estarían.

Gestionar el miedo, probablemente, sea uno de los mayores desafíos que afrontan las organizaciones en esta nueva etapa, porque los sentimientos entran en la esfera de lo emocional y, además, nadie puede garantizar el riesgo cero.

Fundamentalmente se trata de miedo a volver a las oficinas y contagiarse, pero también a perder el empleo.

La utilidad de la comunicación

Ante esta situación, la comunicación interna resulta fundamental para comunicar decisiones difíciles (ERTE), información compleja (planes de desescalada) a públicos diversos y para ayudar a gestionar la incertidumbre y el miedo.

Además, en esta nueva etapa en la que hay parte de la plantilla en la oficina y otra teletrabajando, es fundamental encontrar vías de comunicación para mantener alto el employee engagement. Sobre todo, porque este modelo híbrido será el que se mantenga en un futuro. Los empleados y las empresas han descubierto las ventajas del trabajo en remoto y la flexibilidad se ha convertido en incuestionable. Habrá que repensar los formatos y combinar el mundo virtual y el presencial.

Desde nuestra experiencia en comunicación interna, hemos elaborado una serie de recomendaciones para ayudar a las empresas a comunicar en esta nueva etapa:

Desde nuestra experiencia en comunicación interna, hemos elaborado una serie de recomendaciones para ayudar a las empresas a comunicar en esta nueva etapa:

1. Poner de manifiesto que la salud y la seguridad de los empleados sigue siendo lo primero, que su bienestar físico y emocional es fundamental para la compañía y explicarles qué se está haciendo en ese sentido:

• Dar a conocer los protocolos de seguridad que se han puesto en marcha desde la empresa, no solo a través de email, sino por medio de vídeos que muestren las instalaciones.
• Comunicarles todas las actividades que desarrolla la compañía para su bienestar emocional: clases de mindfulness, talleres para cuidado de mayores y niños, plataforma de servicios de apoyo (clases, ayuda domicilio, manitas…), apoyo psicológico para el empleado o para su familia, etc.

2. Organizar sesiones con expertos y divulgadores que ayuden a las personas a interpretar la información sobre la pandemia para discernir lo que es veraz de lo que no lo es.

3. Apoyarse en los managers, ya que la cercanía que mantienen con los empleados es fundamental para gestionar el miedo, transmitirles confianza, ayudarles a sobrellevar las emociones y a incrementar su compromiso:

• Los empleados cuyos managers son capaces de despertar su entusiasmo por el futuro tienen unas 70 veces más probabilidades de comprometerse.
• Hay que dotar a los managers de las herramientas necesarias para esa función: formación, kits con los mensajes que deben transmitir y animarlos a fomentar las reuniones con sus equipos para incrementar la cercanía.

4. Mantener una comunicación continuada de la alta dirección para transmitir, de forma clara y con transparencia, la estrategia, la visión de futuro y las acciones que se están llevando a cabo. Priorizando siempre la franqueza frente al carisma: ser honesto y mostrar vulnerabilidad para resultar creíble.

Cómo hacerlo

Tan importante es lo que se hace como la forma en que se hace. Por eso, en situaciones como la que estamos viviendo, la comunicación debe ser muy directa, transmitirse de forma clara, simple y frecuente.

Hay que adaptarla a cada momento: vivimos una situación cambiante, que requiere que los mensajes y los formatos vayan evolucionando para dar a los empleados la información que necesitan en cada etapa. Además, debe existir consenso sobre cómo comunicar para facilitar esta labor a todos los portavoces.

En los casos en los que haya que explicar situaciones complejas, utilizar el storytelling y las analogías y tener siempre presente quién es nuestra audiencia y que, en una compañía, hay perfiles muy diversos y hay que llegar a todos.

En definitiva, comunicar, comunicar y comunicar es la mejor manera de mantener el engagement y transmitir tranquilidad a los empleados porque un empleado confiado y seguro es mucho más productivo que un empleado estresado y asustado.

Almudena Rodríguez Tarodo,
Senior Advisor, Comunicación Interna y Employer Branding, Grayling España.

Este artículo fue previamente publicado por PRnoticias el 20 de agosto de 2020.