La pandemia del COVID-19 ha cambiado muchos aspectos de nuestra vida personal y profesional. Sin duda, supondrá un antes y un después en la forma de trabajar e interactuar con nuestros colaboradores y clientes. En este sentido, las agencias de comunicación hemos experimentado estos meses cambios que nos han hecho adaptarnos a este momento y que, sin duda, nos servirá para rediseñar nuestra oferta de servicios con el objetivo de responder a las necesidades de las empresas.

Los eventos son una parte muy importante de nuestro porfolio y, dado que las medidas restrictivas de contacto social son fundamentales para combatir al virus, nos hemos visto obligados a cambiar el formato y transformarlos en virtuales.

En poco tiempo, hemos pasado de un escenario físico a una plataforma web, lo que ha generado mucha incertidumbre por tratarse de un cambio importante. Sin embargo, ante este nuevo paradigma hemos sabido aprovechar la multitud de ventajas que se presentan en el mundo virtual.

En los eventos presenciales, las limitaciones de presupuesto y capacidad de espacio nos obligaban a tener un número determinado de asistentes. Sin embargo, ese aforo ahora se amplía significativamente y la participación en tiempo real puede ser numerosa y continua.

El engagement también se puede incentivar con la gamificación, encuestas, acciones interactivas etc. De forma, que nuestro principal objetivo, que es mantener conectado al asistente, cuenta con multitud de posibilidades.

Algunos creen que con los eventos online se pierde la personalización y el diseño del evento, pero existen distintas funcionalidades para decorar las plataformas virtuales o webs que nos permiten mantener la imagen corporativa a un coste muchísimo menor que el de los grandes montajes. Además, si optamos por un evento híbrido, también podemos contar con un plató en el que esté el presentador y aportar nuestra identidad al evento con mayor amplitud.

Un aspecto fundamental que está aportando mucho valor al mundo digital y, por lo tanto, a los eventos virtuales, son las analíticas. Si antes solo contábamos con un listado de asistentes, ahora tenemos muchos más detalles que podremos utilizar en nuestras campañas de marketing.

En cualquier caso, si hay algo en lo que somos expertos en Grayling es el contenido que, ante la nueva realidad, cobra especial relevancia porque de eso dependerá que los asistentes se queden o abandonen la sesión. Por eso es fundamental continuar creando contenidos fuertes y transmitirlos a nuestras audiencias con estrategias digitales bien elaboradas.

Además, otra de nuestras fortalezas es la capacidad de ofrecer soluciones integrales que incluyan todo lo que el cliente necesita y para eso seleccionamos y coordinamos a los mejores proveedores capaces de adaptarse a lo que nos demandan. Estos contribuirán a alcanzar los objetivos acordados, diseñar un plan de gestión de incidencias, garantizar una experiencia de cliente satisfactoria y facilitar la tecnología más adecuada.

Una vez tenemos todo listo para nuestro evento, trasladamos nuestra experiencia en formar a los portavoces para que en este formato se sientan cómodos y seguros. Nuestra capacidad de coaching y asesoramiento es clave para asegurar esa conexión entre el portavoz y la audiencia. Quien presenta debe ser capaz de controlar el escenario en el que se encuentra para que este no suponga un problema al desempeño de su principal función: comunicar.

En definitiva, nos adaptamos a esta nueva realidad porque los eventos digitales y/ o híbridos vienen para quedarse. Por ello, estamos disfrutando del momento y cogiendo lo bueno que tienen porque si somos capaces de ofrecer todo su potencial, podremos alcanzar el éxito.

Andrea Rodríguez-Miñón, consultora senior en Grayling